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Démonstration Vous essayez le vrai logiciel, avec un cabinet et des patients inventés. Tout est modifiable : ce que vous changez ici ne sort pas de cette page.
Cabinet Camille Renard
? Réglages Camille Renard, logopède

Aide

Les gestes du cabinet, pas à pas, les questions qui reviennent, et ce qui a changé. Cette aide est dans le logiciel : elle marche sans Internet et suit la version installée (1.0.0).

Bien démarrer

Une visite des menus en une minute, et la liste de ce que le cabinet règle une fois.

Revoir la visite guidée Premiers pas

Obtenir de l'aide

Écrivez à FastSolve (fastsolve.eu) en décrivant ce que vous faisiez et ce qui s'est affiché, et joignez le rapport de diagnostic : il décrit l'installation (version, sauvegardes, liaison, licence) et ne contient aucune donnée de patient.

Afficher le rapport de diagnostic Donner votre avis sur LeLogo

Premiers pas

  1. Accueil, « Premiers pas » (administrateur) : la liste de ce qui se règle une fois. Elle se coche d'elle-même quand le logiciel voit que c'est fait, et disparaît quand tout l'est.
  2. Réglages, « Identité du cabinet » : nom, numéro INAMI, adresse, numéro de compte, BCE. Ils s'impriment sur les factures et les attestations.
  3. Réglages, « Comptes » : créez le compte du secrétariat avec un rôle prêt (Logopède, Secrétariat, Comptable en lecture seule), puis ajustez les cases.
  4. Réglages, « Reprise des anciens fichiers » : déposez vos anciennes listes (Word, Excel, PDF, photo d'un horaire papier) pour créer les fiches d'un coup.
  5. Sauvegardes : choisissez une destination hors de l'ordinateur (clé USB, disque, dossier synchronisé). La copie s'y fait ensuite toute seule, chaque jour.
  6. Mon compte (clic sur votre nom, en haut à droite) : activez la double authentification.

Le second poste

  1. Sur l'ordinateur principal, Réglages, « Second poste » : notez l'adresse https et l'empreinte du certificat.
  2. Sur le second poste, ouvrez cette adresse : la page explique comment installer, une seule fois, le certificat du cabinet (Mac : Trousseau, « Toujours approuver » ; Windows : « Autorités de certification racines de confiance »).
  3. Comparez l'empreinte affichée à celle de l'ordinateur principal avant d'approuver.
  4. Ensuite, le navigateur du second poste affiche le cadenas : rien ne passe en clair sur le réseau du cabinet. L'ordinateur principal doit rester allumé.

Les fiches des patients

  1. Patients, « Nouvelle fiche » : identité, NISS (contrôlé), mutualité, code titulaire (le troisième chiffre dit le statut BIM), prescription.
  2. « Lire la carte d'identité » remplit l'identité depuis un lecteur eID branché sur l'ordinateur principal.
  3. En bas de la fiche : accords, bilans, documents joints, notes de séance et matériel employé, intervenants, anamnèse et chronologie.
  4. « Dossier du patient (.zip) » donne tout son dossier, lisible sans LeLogo : pour le patient qui le demande, ou pour un confrère.

Séances, présences et horaire

  1. Horaire : placez un patient sur un créneau (chaque semaine, une semaine sur deux) ou un rendez-vous ponctuel ; plusieurs créneaux par patient sont possibles.
  2. Glissez une séance pour la déplacer : « Cette séance seulement » ou « Chaque semaine ».
  3. Accueil : pointez chaque séance « Présent » ou « Absent ». La facture du mois se construit à partir de ces pointages.
  4. Rappels : par e-mail ou SMS, pour les rendez-vous du prochain jour ouvrable (ou des deux ou trois suivants), si le patient l'a choisi et si l'envoi est réglé (Réglages, « Envois »).

Accords de l'INAMI

  1. Sur la fiche, « Accords » : date, période, nombre de séances accordées, prolongations.
  2. Le compteur suit les séances au poids de l'article 36 et prévient avant la fin de l'accord, et quand une séance tombe hors accord.
  3. Les formulaires de l'INAMI (demande, prolongation) sortent remplis en document Word.
  4. Menu « Accords » : tous les accords en cours et ceux qui finissent bientôt.

Factures, paiements et rappels

  1. Facture, « Préparer les factures » : un brouillon par patient pour le mois, tiré des présences, au tarif du jour de chaque séance.
  2. Validez : la facture reçoit son numéro, sans trou. Imprimez, envoyez en PDF par e-mail, avec le QR code de virement.
  3. Une facture validée se corrige par une note de crédit, puis une facture de remplacement.
  4. Les paiements s'enregistrent sur la facture ou se rapprochent depuis un extrait de compte (CODA ou CSV de la banque). Les impayés et les rappels sont dans « Facture ».

Tiers payant et attestations MOD 111

  1. Tiers payant : la feuille MOD 111 de chaque patient est préparée au millimètre ; corrigez-la à l'écran si besoin.
  2. Une fois, imprimez la « Mire de calibrage » et réglez les décalages (Réglages) pour que l'impression tombe dans les cases.
  3. « États récapitulatifs et paiements » : un état par mutualité (et par logopède), en deux exemplaires ; notez l'envoi, puis le paiement ou le refus.
  4. Le registre garde chaque numéro de formulaire utilisé ou annulé.

Comptabilité

  1. Comptabilité, « Encaissé » : l'argent entré, au jour où il est entré (c'est ce qu'un indépendant déclare).
  2. « Dépenses » : saisissez un frais avec son justificatif (photo ou PDF, lu automatiquement), sa part professionnelle ; un achat durable s'amortit sur plusieurs années.
  3. Loyer et abonnements : « Frais récurrents », portés seuls chaque mois.
  4. « Année et comptable » : le résultat estimé et le « Dossier pour le comptable (.zip) ».

Tableau de bord et statistiques

  1. Tableau de bord : activité du mois comparée au même jour du mois passé et de l'an passé, séances, présences, impayés, mutualités en attente.
  2. Rapport annuel : prestations et valeurs R, seuils du statut social de l'INAMI (une estimation : l'INAMI compte d'après les mutualités), exports en tableur.

Sauvegardes et restauration

  1. Une copie est prise chaque jour et contrôlée ; un essai de restauration à l'écart a lieu chaque semaine.
  2. Sauvegardes, « Hors de cet ordinateur » : ajoutez une clé USB, un disque, un disque réseau ou un dossier synchronisé. La copie y est chiffrée en entier.
  3. « Repartir d'une copie » (administrateur) : choisissez la copie et donnez le mot de passe de la date de la copie ; une copie de sûreté est prise juste avant.
  4. Ordinateur neuf : à l'installation, « Repartir d'une sauvegarde » reprend le dossier.

Sécurité et vie privée

  1. Les données des patients sont chiffrées champ par champ ; sans mot de passe ni clé de récupération, le fichier est illisible.
  2. Mon compte : changez votre mot de passe, activez la double authentification (un code du téléphone en plus). Réglages, « Connexion » : l'exiger pour tous.
  3. Réglages, « Données et vie privée » : ce qui sort de l'ordinateur, tel quel, les durées de conservation et le registre des traitements prérempli.
  4. La fiche d'un patient montre à l'administrateur qui a ouvert son dossier.

Exporter tout, ou changer de logiciel

  1. Réglages, « Exporter tout le dossier » (administrateur) : une page lisible par patient, chaque table en CSV et en JSON, les pièces jointes. Rien ne reste enfermé.
  2. Même si le logiciel est bloqué (licence), l'écran de connexion propose « Récupérer toutes les données du cabinet » au compte administrateur.

Questions fréquentes

J'ai oublié mon mot de passe.

L'administrateur vous en donne un nouveau (Réglages, Comptes, « Nouveau mot de passe »). S'il s'agit de l'administrateur lui-même, la clé de récupération imprimée à l'installation rouvre le dossier ; FastSolve peut aussi vous redonner l'accès déposé à la création du compte.

J'ai perdu le téléphone de la double authentification.

Tapez l'un de vos codes de secours à la place du code. Sans eux, l'administrateur retire la double authentification de votre compte (Réglages, Comptes).

Le second poste affiche une alerte de sécurité.

Le certificat du cabinet n'est pas encore installé sur ce poste : suivez la page qui s'affiche (guide « Le second poste »).

L'attestation ne tombe pas dans les cases.

Imprimez la mire de calibrage (Tiers payant) et réglez les décalages dans les Réglages. Les échelles restent à 1, sauf si l'imprimante redimensionne la page.

Un bandeau dit que la licence n'a pas été vérifiée depuis plusieurs jours.

L'ordinateur principal doit joindre fastsolve.eu de temps en temps. Vérifiez sa connexion à Internet ; au bout de 30 jours sans contact, LeLogo passe en lecture seule : on consulte et on exporte tout, mais on ne crée plus de facture ni d'attestation.

Une copie de sauvegarde est-elle lisible par celui qui trouve la clé USB ?

Non : elle est chiffrée en entier. Il faut le mot de passe d'un compte de la date de la copie, ou la clé de récupération.

Le logiciel marche-t-il sans Internet ?

Oui, au quotidien. Seuls les e-mails, les SMS et la vérification de la licence en ont besoin.

Comment changer la langue de l'écran ?

Mon compte (clic sur votre nom), « Langue » : français ou néerlandais, pour vous seul.

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